TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä on Porvoo Event Factory Oy Ab/Taidetehdas, Y-tunnus 2386999-9

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietotuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste on saatavilla Taidetehtaan infopisteestä. Alla lyhyt kuvaus oleellisimmista rekistereistä.

Asiakasrekisteri

Vastuuhenkilö: myyntipäällikkö Christel Toivo

Taidetehdas vastaa markkinoinnista, tapahtumatilojen myynnistä ja operatiivisen toiminnan järjestämisestä ja palvelee kokous-, seminaari-, kongressi- ja tapahtumatuotantoasiakkaita. 

Rekisterin käyttötarkoituksena on asukassuhteesta johtuvien asioiden hoito ja asiakkaan tunnistaminen tämän asioidessa yrityksen kanssa.

Tiedot kerätään ja tallennetaan asiakassuhteen perustamisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana rekisteröidyltä henkilöltä itseltään, henkilötietoja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisten pitämistä rekistereistä. Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös muulta taholta lain sallimissa rajoissa. Rekisteröidyllä on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot ja tietoja voidaan tarvittaessa korjata. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä muun muassa markkinointiviestintään. Tietoja säilytetään toistaiseksi. Rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Poistettuja tietoja ei arkistoida.

Rekisterinpitäjä ei siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn tarkoituksien tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Rekisteriä pääsee käyttämään ainoastaan Taidetehtaan henkilöstö. Käyttöoikeudet on rajattu aineiston sisällön perusteella. Käyttäjät pääsevät henkilökohtaisilla tunnuksilla vain niihin tietoihin, joihin heille on myönnetty käyttöoikeus.

Markkinointirekisteri

Yhteyshenkilö: myyntipäällikkö Christel Toivo

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään ja mainonnan ja/ tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen esimerkiksi uutiskirjeiden lähettämiseen.

Tiedot kerätään ja tallennetaan asiakassuhteen perustamisen yhteydessä tapahtumien järjestäjien lähettämistä osallistujaluetteloista, oman myyntihenkilöstön messuilla saaduista henkilö- ja yritystiedoista ja asiakassuhteen aikana rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja tarvittaessa viranomaisten pitämistä rekistereistä. Asiakkaalta kysytään suostumus henkilötietojen käyttämiseksi markkinointitarkoituksiin.

Tiedot säilytetään toistaiseksi ja rekisteritietosisältöä koskevien ja kulloinkin voimassa olevien lakien mukaisesti. Rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Poistettuja tietoja ei arkistoida.

Rekisterinpitäjä ei siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn tarkoituksien tai teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Asiakasrekisteri tarkistetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisteriä pääsee käyttämään ainoastaan Taidetehtaan ja Porvoon kaupungin matkailu- ja markkinointiyksikön henkilöstö. Käyttöoikeudet on rajattu aineiston sisällön perusteella. Käyttäjät pääsevät henkilökohtaisilla tunnuksilla vain niihin tietoihin, joihin heille on myönnetty käyttöoikeus.

Kameravalvonta

Rekisterin käsittelijä: Securitas

Yhteyshenkilö: toimitusjohtaja Susanne Dahlqvist, Porvoo Event Factory Oy

Rekisteri on tarkoitettu omaisuuden ja henkilöiden suojaukseen ja ainoastaan kiinteistöön kohdistuvassa ilkivalta- ja rikostilanteissa. Kamerat on suunnattu sisäänkäyntien yhteyteen.

Tietoja kerätään alueella valvontakameroista jatkuvasti ja kaikkina vuorokauden aikoina. Rekisterinpitäjä informoi kameravalvonnan kohdentamat alueet ja tilat näkyvillä opaskylteillä, joissa lukee ”Alueella tallentava kameravalvonta”.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Niitä luovutetaan vain tarvittaessa järjestyksenpidon ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä rikostilanteiden, vahinkotilanteiden tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi valvotulla alueella. Rekisterinpitäjä luovuttaa rekisterissä olevia tietoja rikostapauksissa vain poliisille. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on kameravalvontajärjestelmärekisteriin tallennettu. Henkilöllä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi tarvita aikaa sen arvioimiseksi, voidaanko kaikki tiedot antaa vai ovatko mahdollisesti kaikki tiedot tai osa tiedoista sellaisia, että niihin ei tarkastusoikeutta ole. Rekisterinpitäjä ei avaa kamerajärjestelmän tallentamia tietoja tai tiedostoja. Kameratietojen tarkistuspyynnön mukaiset toimenpiteet toteuttaa Securitas ja/tai poliisi.

Kameravalvontajärjestelmästä poistetaan kuvatallenteet, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos muussa laissa määrätään eri tavalla.

Tietojen tarkistaminen, oikaiseminen, poistaminen, täydentäminen tai kieltäminen

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisesti tai varmennetulla kirjallisella asiakirjalla pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Rekisteröidyn henkilöyden varmistamiseksi emme vastaa rekisteritietoja koskeviin tarkistuspyyntöihin puhelimitse tai s-postitse. Tarkastusoikeus toteutetaan viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojansa oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi, jos rekisterissä oleva henkilötieto on tiedon käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.

 

 

 

 

Tänään on
Sunnuntai, Marraskuun 18.
Kello on 01:42, Hyvää yötä!

PORVOO taivas on selkeä +4